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Artikel-Schlagworte: „Kassensoftware“

Ob Hotel garni, Individualhotellerie oder Frühstückspension: Kassenhersteller bieten für alle Hotels eine optimale Hotel-Kassensoftware an. Ein modularer Aufbau kann für jedes Hotel individuell zusammengestellt werden, so dass eine Kassensoftware ganz nach den Anforderungen genutzt werden kann und viele Arbeitsabläufe vereinfacht werden können. Durchaus attraktive Preise machen eine Kassensoftware auch bezahlbar, so dass in jedem Hotel eine moderne Kasse in einem ebenso modernen Kassensystem zur Verfügung stehen kann. Sogar international haben deutsche Kassenhersteller schon tausendfach ihre Kassensysteme unter Berücksichtigung der jeweils landeseigenen Gesetzgebung in Betrieb genommen. Da meist auch Wartungs- und Serviceverträge geschlossen werden, sind auch die international genutzten Kassen in immer gutem Zustand und mit immer aktueller Kassensoftware ausgerüstet. Frontoffice-Systeme einer modernen Kassensoftware bieten einfache Handhabung an der Hotelrezeption und im Hotelrestaurant. Wobei gerade in der Hotelgastronomie ideal auch mobile Kassen eingesetzt werden, können die hiermit erfassten Bestellungen und Daten natürlich auch der Restaurant- beziehungsweise der Hotel-Kassensoftware zur weiteren Verarbeitung übermittelt werden. Moderne Kassen und Kassensysteme haben nicht nur ein nettes Design und verfügen über ein immer platzsparenderes Äußeres. Die Kassensoftware ist auch in der Lage, Mailingaktionen zu unterstützen. Somit muss auch hierfür kein separates System zur Anwendung kommen. Da viele Hotels über einen eigenen Internetauftritt verfügen und hierüber auch Reservierungen und Buchungen getätigt werden können, werden die Gästedaten sofort in die Kassensoftware übertragen. Das verkürzt den Verwaltungsaufwand bei der Ankunft der Gäste. Über eine moderne Kassensoftware ist auch im Hotelwesen die Arbeitserfassung kein Problem. Dabei gehört nicht allein eine Kasse zur Hotelausstattung. Die Gästezimmer sind dem Konzept entsprechend zu gestalten, die Rezeption und der Eingangsbereich sollten aufeinander abgestimmt sein. Denn den ersten Eindruck  vom Hotel bekommen die Gäste hier. Und wenn da nicht alles stimmig eingerichtet ist. dürfte so mancher Gast nicht wieder kommen mögen. Dabei spielt natürlich auch die Dekoration eine große Rolle. Zuviel des Guten erschlägt bildlich gesehen nicht nur den Hotelgast, sondern kann auch die Mitarbeiter auf Dauer zermürben.

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Die Gästezimmer in Hotels sind meist mit einer Grundausstattung von Schreibtisch, Direktwahltelefon, SAT-TV, Minibar und Dusche/WC bestückt. Komfortzimmer für Gäste sind dann zusätzlich in aller Regel noch mit Radio (-wecker), kostenlosem Internetzugang und weiteren Annehmlichkeiten ausgestattet. Alle Hotels nutzen auch hotel-typische Kassen. Eine Registrierkasse ist im Hotel nur sehr selten zu finden. Allerdings können bei seltenen oder einmaligen Sonderveranstaltungen netzwerkfähige Registrierkassen genutzt werden. Hierüber können im Eingangsbereich Eintrittsgelder für diese Events registriert und über eine Verbindung der Kassensoftware des Hotels übermittelt werden. Zur weiteren Ausstattung eines Hotels gehört natürlich auch die Einrichtung des Eingangsbereiches: eine lounge-ähnliche Sitzgruppe lädt Gäste ein, kurz zu verweilen. Dekorativ sind hier natürlich auch meist frische Blumen oder raumhohe Palmen vorhanden. Der Tresen des Empfangsbereichs, wo sich die Rezeption befindet, ist meist zweckmäßig hergerichtet, damit die konzentrierte Arbeit beim Ein- und Auschecken nicht unnötig abgelenkt wird. Allerdings darf auch hier die eine oder andere frische Blume durchaus präsentiert werden. An der Rezeption ist natürlich auch ein stationäres Kassen-Modul installiert. Hierüber können die Daten aus der Buchung über das Internet aufgerufen werden. Wer als Gast klassisch telefonisch reserviert hat, muss natürlich etwas mehr Geduld aufbringen. Aber alles in allem wird über die Kassensoftware noch jeder Gast erfasst, damit ihm am Ende seines Aufenthalts eine detaillierte Rechnung erstellt werden kann. Im Hotelrestaurant und in der Hotelbar können zusätzlich mobile Kassen eingesetzt werden. Mit einer mobilen Kasse können die Servicemitarbeiter Zeit einsparen, weil der Gang zur Küche, um die Bestellung abzugeben wegfällt. Mit einem mobilen Kassensystem wird die Bestellung der Gäste aufgenommen und per Funk an die Küche und/oder die Schankanlage übertragen und dort mit einem Bondrucker leserlich ausgegeben. Hierdurch wird zusätzlich ein Fehlerpotenzial minimiert, weil keine handschriftlichen Notizen mehr kommen und somit keine Missverständnisse aufkommen. Parallel hierzu werden die Bestelldaten auch der Kassensoftware übermittelt, wo sie bis zur Rechnungsstellung hinterlegt werden. Auch stehen diese Daten zur Umsatzabrechnung bei Geschäftsschluss zu Verfügung. All diese Vorgänge sind für den Hotelgast noch irgendwie ersichtlich, wenigstens aber logisch nachvollziehbar. Was der Gast nicht mitbekommt und sich auch nur schwer vorstellen können wird ist, dass Hotel-Kassensysteme auch die Arbeitszeiterfassung übernehmen können. Auch die Diensteinsatzplanung aller Hotelmitarbeiter ist über die leistungsfähige Kassensoftware in Hotels möglich. Da eben so viele Arbeitsabläufe über moderne Kassensysteme vereinfacht werden können und auch der gesamte Betriebsablauf vereinheitlicht werden kann, ist in den meisten Hotels keine Registrierkasse zu finden. Die Kassensoftware von Kassensystemen ist so leistungsfähig, dass sie auch im Verwaltungsapparat in jedem Hotel eingesetzt werden kann, damit dort notwendige Buchungen (Gehälter, Warenbewegungen, Arbeitszeiten, uvm.) getätigt werden können. Das wiederum ermöglicht die Senkung für laufende Kosten ebenso wie die Notwendigkeit, in zusätzliche Betriebssysteme für PC-Lösungen zu investieren, die dann wiederum aufwendig mit der Kassensoftware verbunden werden müssten.

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So manches Hotel hat ja schon schlimme Zeiten überdauert. Aber dass Hotels in den neuen Bundesländern nach dem zweiten Weltkrieg auch noch die DDR-Zeit überstanden haben, finde ich schon bemerkenswert. Denn zu DDR-Zeiten wurde doch viel vernachlässigt, vor allem was erhaltenswerte Bausubstanz betraf, hat man viel verrotten lassen. Aber zum Glück konnte in den vergangenen fast zwanzig Jahren viel bewirkt werden. So konnte in Dresden ein Hotel wieder in neuem Glanz erstrahlen, dass eine fast 100-jährige christlich geprägte Geschichte aufzuweisen hat. Das Haus liegt zentral in Dresden, die historische Altstadt und zwingend sehenswürdige Denkmäler sind fußläufig in einigen Minuten erreichbar. Insgesamt ist das Hotel eher klassisch und konservativ eingerichtet und verbreitet doch einen romantischen Charme. Neben der sehr geschmackvollen Einrichtung der Zimmer stehen hier auch Telefon, Radio, TV und bei Bedarf auch ein Internetzugang zur Verfügung. Modern ausgestattete Bäder runden die Gästezimmer ebenso ab, wie komfortable Betten mit verstellbaren Kopf- und Fußzonen. Die Nutzung des Telefons ist sicherlich gebührenpflichtig, kann aber über die Rechnung abgewickelt werden, die in der Kassensoftware des im Hotel genutzten Kassensystems in einer Datenbank hinterlegt ist und bis zum Ende des Aufenthalts mit allen genutzten Angeboten ergänzt werden kann. Kostenfreie Angebote können entweder gar nicht oder mit einem Null-Betrag auf der Rechnung erscheinen. Alle kostenpflichtigen Angebote wie Telefon, Pay-TV, Internet und evtl. ein Fahrradverleih oder Wellness-Angebote im SPA-Bereich sind mit Bezeichnung, Einzelpreis und Menge/Dauer der Nutzung detailliert auf der Rechnung aufzulisten. Hierfür bietet sich ein Kassensystem mit hotelspezifischer Kassensoftware geradezu an. Denn diese Kasse kann nicht nur Rechnungen für Gäste im Detail auflisten. Mobile Kassen können im hoteleigenen Restaurant die Bestellungen der Gäste in der Kassensoftware zur Rechnung hinterlegen und gleichzeitig in der Küche oder an der Schankanlage über einen Bondrucker die Bestellung ausgeben, damit umgehend mit der Zubereitung begonnen werden kann. Auch im Wellness- und SPA-Bereich, die in vielen Hotels vorhanden sind, können stationäre oder auch mobile Kassen Endgeräte zur Nutzung zur Verfügung stehen. Sowohl hier als auch im Restaurant ist es möglich, Hotelgäste ebenso zu bedienen wie externe Gäste auch. Die Kassensoftware des Kassensystems ist so flexibel nutzbar, dass die Unterscheidung kein Problem ist. Auf die Flexibilität der Kassensoftware kommt es bezüglich der Trennung der Gäste und Kunden aber nicht so vorrangig an, wenn wie in einigen Hotels üblich, manche Einrichtung des Hauses nur Hotelgästen zur Verfügung steht. Aber selbst dann kann diese moderne Kasse so die Leistungen unterschiedlich verarbeiten, dass die Hotelrechnung eines Gastes mit den Dienstleistungen bestückt wird oder dass der Gast die Inanspruchnahme direkt an Ort und Stelle bar bezahlt. Schließlich verfügen auch modernste Kassensysteme und Netzwerkkassen noch immer über die Hauptfunktion einer Kasse (nämlich das Kassieren) und dazu natürlich auch über eine Aufbewahrungslade für Bargeld. In oben genanntem Hotel ist auch dafür gesorgt worden, dass Rollstuhlfahrer sich im ganzen Haus barrierefrei bewegen und aufhalten können. Einige Zimmer sind rolligerecht hergerichtet und mit dem Aufzug können alle Etagen und Bereiche des Hotels erreicht werden. Auch bezüglich der behindertengerechten Ausstattung besinnen sich immer mehr Hotels auf Gäste mit Behinderungen. Denn auch und gerade Behinderten soll ein Hotelaufenthalt so angenehm wie möglich gemacht werden.

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Zur Ausstattung eines Hotels gehört es sicher nicht nur, Wände, Decken und Böden farblich aufeinander und die Möbel hierauf abzustimmen. Auch die Einrichtung mit Möbeln an sich ist zwar wichtig. Ein Hotel ohne Möbel geht halt nicht. Aber außer dem ist natürlich auf mehr zu achten. Die Hotelküche ist mit notwendigen Geräten wie Ofen, Herd, Kühlgeräten, Spüle und natürlich mit ausreichend Arbeitsfläche einzurichten. Der Speiseraum sollte in der Nähe der Küche hergerichtet werden, damit die Wege möglichst kurz gehalten werden können. Ob morgens Tee und Kaffee oder abends das Menü: es wäre unschön, kalt servieren zu müssen. Gut, bei Buffetangeboten werden die Speisen auf entsprechenden Geräten warm gehalten. Aber bei Menu á la carte ist das nicht möglich. Bei zu weiten Wegen würde das Essen nicht warm genug den Gast erreichen. Gästezimmer sind in aller Regel mit Dusche und WC ausgestattet, somit muss kein Gast über den Flur um ein Gemeinschaftsbad zu nutzen. Aus dem Zeitalter haben wir uns zum Glück verabschiedet. In den Bädern der Gästezimmer ist auch immer häufiger zu sehen, dass hier zum Gebrauch während des Aufenthaltes ein Föhn zur Verfügung gestellt wird. Das Gästezimmer an sich ist auch immer häufiger mit Telefon, Internetzugang und TV sowie einer Minibar ausgestattet. Die Entnahmen aus der Minibar sind natürlich zu bezahlen. Ebenso die genutzten Telefoneinheiten und ggf. auch die Nutzung des Internets. All diese Posten können aber auf die Hotelrechnung gestellt werden. In den meisten Hotels sind Kassensysteme oder Netzwerkkassen installiert, mit deren Kassensoftware eben diese Nutzungen im Gästezimmer der Rechnung des Gastes zugeordnet werden können. Beim Einchecken des Gastes werden Grunddaten in einer Datenbank erfasst, denen dann Verzehr und Telefonnutzung zugeordnet werden können. Die Nutzung bei Telefon und Internet kann über eine Schnittstelle der Kassensoftware zugetragen werden. Der Verbrauch aus der Minibar des Gästezimmers wird vom Housekeeping festgestellt. Möglicherweise ist der Kasse des Hotels eine mobile Kasse angegliedert. Hierüber kann der Verbrauch in der Minibar in der Kassensoftware erfasst werden. Mit einer Registrierkasse all diese Daten zu erfassen ist nicht möglich, schon weil Registrierkassen keine Texte aufnehmen und verarbeiten können. Demnach ist es für Hotels nicht zweckmäßig, eine Registrierkasse zu nutzen. Es sei denn, dass ein Kassenhersteller netzwerkfähige Registrierkassen anbietet, worüber dann einzelne Beträge zur Zahlung kommen können. Aber prinzipiell halte ich für einen Hotelbetrieb die Nutzung von Netzwerkkassen und Kassensystemen für sinnvoller. Denn hiermit können Einzelverkäufe genauso gut abgerechnet werden wie mit einer Registrierkasse. Und außerdem kann die umfangreichere Kassensoftware eines Kassensystems sämtliche Bereiche im Hotel verwalten helfen.

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Die Ausstattung eines Hotels ist eine sehr umfangreiche Aufgabe. Wer sich als Gewerbeausstatter auf die Einrichtung von Hotels spezialisiert hat, dem dürften die Ideen so schnell nicht ausgehen. Zum Beispiel sind die Schlafräume einzurichten. Es ist auf das Konzept des Hotels einzugehen. Das vorausgesetzt kann sich der Hotelausstatter durchaus entfalten. Die Materialien sind nach Absprache auszuwählen, aber auch hier gibt es Unterschiede. So kann z.B. bei Fenstervorhängen und anderen Stoffen darauf geachtet werden, dass sie schwer entflammbar sind, man beachte den Brandschutz. Insbesondere bei Bodenbelägen kann hier Beachtung geschenkt werden. Auch bei der Installation von Kassensystemen kann der Hotelausstatter beratend zur Seite stehen. Eine einfach Kasse oder Registrierkasse ist im Hotelbetrieb möglicherweise unpraktisch. Denn der Aufwand ist doch enorm, vom Einchecken bis zum Auschecken eines Gastes alles manuell mit Stift und Papier (vielleicht noch Schreibmaschine) zu erfassen. Der personelle Aufwand wäre sehr hoch. Ein Kassensystem hingegen ist sehr vielseitig einsetzbar. Im Eingangsbereich des Hotels wird der Gast empfangen, am dortigen stationären Modul der Kasse werden die nötigen Daten des Gastes erfasst. Eine Datenbank wird angelegt, wo alles bis zur Rechnungsstellung zwischengespeichert wird. Das Schlüsselsystem ist in vielen Hotels bereits umgestellt, so dass die Gäste eine Karte mit Barcode als Schlüssel bekommen. Diese Schließanlage kann an das vorhandene Kassensystem angeschlossen werden. Mit entsprechender Kassensoftware kann dann nachvollzogen werden, wann der Gast das Zimmer betreten oder verlassen hat. Auch die Putzengel haben Schlüsselkarten, damit kann nachgehalten werden, wann welches Zimmer gereinigt wurde. In groben Zügen kann so die Arbeitszeit nachgehalten werden. Doch dafür gibt es ja eigene Zeiterfassungssysteme, die wiederum auch an die Kasse im Hotel angeschlossen werden kann. Bei der Einrichtung der Gästezimmer sollte der Hotelausstatter natürlich nicht nur auf das Konzept des Hauses achten. Die Möbel sollten neuesten ergonomischen Ansprüchen genügen, um den Gästen den Aufenthalt angenehm zu gestalten. Da ist es vielleicht auch sinnvoll, z.B. die Minibar des Zimmers nicht tief auf dem Boden zu platzieren, sondern in einer Kommode, die stehend ohne viel Bücken erreicht werden kann. Der Inhalt der Minibar ist natürlich auch abzurechnen. Da aber regelmäßig nachgeschaut wird was aufzufüllen ist, kann das als Entnahme dem Gast in Rechnung gestellt werden. Auch dies kann manuell in der Datenbank im Kassensystem eingetragen werden. Kassen und Registrierkassen sind dazu nicht geeignet, weil die Kassensoftware und die Hardware der Geräte nicht dafür ausgelegt sind. Doch um hier eine optimale Lösung zu finden sind Kassenhersteller die richtigen Ansprechpartner. Da kann der Hotelausstatter Kontakte herstellen, nach intensiven Gesprächen kann ein Kassensystem individuell angeboten werden. Doch bis dahin hat der Raumausstatter in den Gästezimmern noch genug zu tun. Fenstervorhänge, Wand- und Bodenbeläge sowie Möbelbezugsstoffe sind zu verarbeiten. Alles muss natürlich stimmig zueinander passen, ebenso die Materialien der Möbel. Ein Schrank in Metalloptik passt schließlich nicht in einen antik eingerichteten Raum. Aber eben für die stimmige Optik des fertig eingerichteten Zimmers ist ja der Raumausstatter zuständig.

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